Polityka prywatności Domax Sp. z o.o.

 

Administratorem danych osobowych jest Domax Sp. z o.o. z siedzibą w Łężycach, Polska.

 

Domax przykłada dużą wagę do ochrony Twojej prywatności. Pragniemy zapewnić, że traktujemy Twoje dane ze starannością i uwzględnieniem zobowiązań wynikających z obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Z niniejszej Polityki dowiesz się w jaki sposób wykorzystujemy informacje o Tobie, będące danymi osobowymi w rozumieniu przepisów Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Znajdziesz tu także informacje o uprawnieniach, które przysługują Ci w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez Domax.

 

Polityka obowiązuje wszystkich odbiorców produktów firmy Domax, użytkowników serwisu B2B, a także wszystkich odwiedzających nasze strony internetowe oraz korzystających z naszych aplikacji mobilnych, którzy mogą, ale nie muszą być odbiorcami naszych produktów.

 

Postanowienia warunków świadczenia poszczególnych usług mogą opisywać w sposób odrębny zasady przetwarzania Twoich danych. Wówczas takie szczegółowe warunki mogą mieć nadrzędny lub uzupełniający charakter względem niniejszej Polityki.

 

Prosimy o zapoznanie się z treścią niniejszej Polityki oraz z naszym regulaminem i ogólnymi warunkami współpracy, a także z dodatkowymi zasadami, które mogą obowiązywać w przypadku korzystania z naszych produktów i usług. Niniejsza Polityka może ulegać zmianom.

 

Nasze produkty i usługi mogą wymagać realizacji ich części w ramach usług oferowanych przez inne spółki, takich jak wysyłka towaru firmą spedycyjną. Spółki te mogą mieć własną politykę prywatności, z którą należy się zapoznać. Nie ponosimy odpowiedzialności za praktyki dotyczące prywatności ani za produkty i usługi ww. stron trzecich.

 

Twoje dane osobowe i sposób ich wykorzystywania.

 

W tej sekcji Polityki znajdziesz informacje o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie wykorzystania oraz okresie przechowywania Twoich danych przez Domax.

 

1. Dostarczanie produktów i świadczenie usług.

 

Świadczenie usług i dostarczanie produktów przez Domax obejmuje następujące działania po stronie Domax: obsługę handlową także za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, czynności administracyjne związane z przygotowaniem transakcji sprzedaży, takie jak ofertowanie, fakturowanie i dostarczanie rachunków, pobieranie opłat, ewentualne dochodzenie wierzytelności, w tym dokonywanie oceny Twojej wiarygodności płatniczej, zapewnienie wsparcia w zakresie przygotowania i dostawy towarów, rozpatrywanie reklamacji, kontrolę jakości usług, oferowania Ci produktów i usług bezpośrednio (marketing bezpośredni), prowadzenie konkursów i działań związanych z promocją usług i produktów Domax.

 

Jakie dane przetwarzamy w związku ze świadczeniem naszych usług lub dostarczaniem produktów?

 

• Dane rejestrowe,

• Dane adresowe i kontaktowe;

• Informacje o Twoim koncie w serwisie b2b;

• Dane telefoniczne;

• Dane internetowe;

• Dane pozyskane przez naszych sprzedawców;

• Dane zebrane w związku z odwiedzaniem przez Ciebie naszych stron

i aplikacji internetowych;

• Dane dot. usługi Poczty Elektronicznej

 

Do jakich informacji mamy dostęp?

 

Cała korespondencja, rozmowy czy oglądane przez ciebie treści w serwisie internetowym i aplikacjach Domax objęte są tajemnicą. W ramach serwisu b2b przetwarzamy w celu optymalizacji i poprawy jakości usługi informacje dotyczące częstotliwości korzystania z serwisu z oraz oglądanych przez Ciebie produktów i treści. Przechowujemy też informacje dotyczące logowania się, w tym loginu i adresu IP. Nie przetwarzamy bez twojej zgody dodatkowych danych związanych z Tobą, ograniczamy się do danych niezbędnych w procesie realizacji naszych usług.

 

Jak długo przechowujemy Twoje dane?

 

Twoje dane przechowujemy nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji celów, dla których je zgromadzono, chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają od nas ich dłuższego przechowywania. Okresy przechowywania mogą jednak

różnić się w zależności od celu przetwarzania. Przykładowo:

 

• W celu ustalenia należności za usługi lub dochodzenia ewentualnych roszczeń, przechowujemy Twoje dane przez 12 miesięcy od ich pozyskania, a w przypadku wniesienia reklamacji przez okres niezbędny do rozstrzygnięcia ewentualnego sporu;

• Dane zebrane w związku z odwiedzaniem przez Ciebie naszych stron i korzystaniem z aplikacji internetowych przetwarzamy do 3 lat po ich pozyskaniu;

• Maksymalny okres przechowywania Twoich danych w celach rozliczeniowych wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związany ze świadczoną usługą. Wiąże się to z upływem okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

 

Po upływie okresów przechowywania Twoje dane osobowe zostaną usunięte lub zanonimizowane.

 

Czy udostępniamy Twoje dane?

 

Na podstawie obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych możemy udostępniać Twoje dane następującym podmiotom, także tym spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Ekonomicznego:

 

• Spółki kurierskie/spedycyjne; w celu realizacji dostawy możemy udostępniać Twoje dane spółkom logistycznym, realizującym usługę transportu z Domax do Ciebie. W takim przypadku będziemy wymagali od takich spółek powiązanych przestrzegania postanowień polityki prywatności.

• Biura informacji gospodarczej oraz podmioty windykacyjne; W zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa możemy także udostępniać Twoje dane biurom informacji gospodarczej oraz instytucjom zajmującym się dochodzeniem należności, w tym przedsiębiorcom zajmującym się windykacją i obrotem wierzytelnościami oraz ich pełnomocnikom.

• Podmioty trzecie; w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa możemy udostępniać Twoje dane zaufanym podmiotom trzecim w celach związanych ze świadczeniem naszych usług np. biurom rachunkowym, dostawcom usług IT, agentom, agencjom marketingowym, podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską, drukarniom, instytucjom płatniczym z którymi Domax zawarła umowy współpracy.

 

W takich przypadkach wymagamy od podmiotów trzecich zachowania poufności i bezpieczeństwa informacji oraz wykorzystania ich jedynie do zapewnienia nam danej usługi lub produktu.

 

Podstawa prawna przetwarzania Twoich danych osobowych:

 

• zawarcie i wykonanie umowy współpracy lub zawarcie i realizacja transakcji sprzedaży: np. Twoje Dane kontaktowe, których podanie przez Ciebie jest zawsze dobrowolne, ale niezbędne w celu zawarcia i realizacji usługi; Dane rejestrowe, dane adresowe oraz dane kontaktowe przetwarzane w celu oceny Twojej wiarygodności płatniczej, rozpatrywaniu reklamacji;

• wyrażona zgoda: np. twoje Dane kontaktowe przetwarzane w celu przesyłania komunikacji marketingowej na adres e-mail lub kontaktów telefonicznych w celach profilowania oferty i marketingowych;

 

2. Dla celów marketingowych

 

W celu poprawy jakości świadczenia usług, jak najlepszego dopasowania obsługi oraz ofert marketingowych do Twoich indywidualnych potrzeb tworzymy twój profil klienta. Umożliwia nam on oferowanie Ci produktów i usług dostosowanych do Twoich potrzeb, czyli profilowanie.

 

W jaki sposób tworzymy profil klienta?

 

Analizujemy Informacje o Tobie pod kątem produktów o które zapytujesz i które kupujesz, analizujemy też wszelkie opinie zwrotne otrzymane od Ciebie. Dzięki temu mamy okazję dowiedzieć się, w jaki sposób możemy poprawić Twoją satysfakcję z naszych usług. Podczas odwiedzania naszych stron internetowych wykorzystujemy pliki cookie oraz zbliżone technologie gromadzenia danych o aktywnościach użytkowników.

 

Twój profil klienta tworzymy w oparciu o następujące kategorie danych:

 

• Dane rejestrowe,

• Dane adresowe;

• Dane pochodzące z naszego serwisu B2B;

• Dane zebrane podczas odwiedzania naszych stron internetowych oraz aplikacji mobilnych;

• Dane sprzedażowe, takie jak częstotliwość i wartość transakcji.

 

Jeśli nie życzysz sobie, abyśmy tworzyli Twój profil klienta w celu marketingu bezpośredniego możesz zgłosić nam swój sprzeciw. Wtedy nie będziemy mogli poinformować Cię o nowej ofercie lepiej dopasowanej do tego, w jaki sposób korzystasz naszych usług (np. o nowych produktach, wyprzedażach). W każdym czasie możesz również zdecydować, czy chcesz otrzymywać od nas komunikację marketingową, wyrażając lub cofając swoją zgodę. Szczegółowe informacje jak wnieść sprzeciw i zarządzać zgodami, znajdziesz w sekcji Masz kontrolę nad swoimi danymi.

 

Jednocześnie informujemy, że Domax nie stosuje mechanizmów, w tym profilowania, polegających na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji (np. w oparciu o modele scoringowe, analizy statystyczne, metody oceny ryzyka itd.).

 

Jak długo przechowujemy Twoje dane?

 

Jeśli nie otrzymamy od Ciebie odmiennych dyspozycji, usuwamy Twój profil klienta 12 miesięcy po wygaśnięciu współpracy

 

Czy udostępniamy Twoje dane?

 

Twój profil klienta nie jest udostępniany dalej. Nie sprzedajemy Twoich danych żadnym podmiotom trzecim.

 

Podstawa prawna przetwarzania ww. danych osobowych:

 

Prawnie uzasadnione interesy Domax.

 

3. Dla celów analitycznych

 

Łączymy Twoje dane z informacjami o innych odbiorcach na potrzeby sporządzania analiz i raportów, dzięki którym możemy optymalizować nasze usługi. Takie informacje pozwalają nam na przykład na lepsze dopasowanie oferty handlowej dla poszczególnych klientów, prognozowania popytu, planowanie zapotrzebowania materiałowego na produkcji czy  podejmowanie decyzji dotyczących rozwoju naszej oferty handlowej oraz stałe usprawnianie procesów logistycznych.

 

Jakie dane wykorzystujemy do sporządzania raportów zbiorczych?

 

Dane rejestrowe, Dane adresowe, takiej jak miasto, gmina oraz informacje dotyczące transakcji, jak rodzaj produktu/usługi, jego wartość czy ilość.

 

Jak długo przechowujemy Twoje dane?

 

Dla celów statystycznych Twoje dane przetwarzamy przez okres współpracy lub okres wynikający z konieczności rozliczeniowych.

 

Czy udostępniamy Twoje dane?

 

Dane statystyczne nie są udostępniane podmiotom trzecim, z wyjątkiem firm IT opiekujących się systemami informatycznymi z którymi Domax zawarł umowę współpracy i na mocy tej umowy firmy te świadczą usługę opieki i utrzymania tych rozwiązań.

 

Podstawa prawna przetwarzania ww. danych osobowych:

 

Prawnie uzasadnione interesy Domax.

 

4. W celu realizacji naszych obowiązków ustawowych.

 

Możemy być prawnie zobowiązani do udostępnienia Twoich danych osobowych, oraz korespondencji objętej tajemnicą telekomunikacyjną, na żądanie uprawnionych służb i organów, a także sądom i prokuratorowi. Dane te mogą zostać udostępnione bez Twojej wiedzy oraz zgody, na podstawie obowiązujących przepisów prawa. W takich przypadkach Domax zawsze weryfikuje legalność żądania służb i organów dotyczących udostępnienia Twoich danych.

 

Masz kontrolę nad swoimi danymi

 

Zgodnie z przepisami Ogólnego Rozporządzenia dotyczącego Ochrony Danych Osobowych oraz ustawy Prawo telekomunikacyjne przysługuje Ci:

 

prawo do wyrażenia oraz cofnięcia zgód na:

 

• przetwarzanie Twoich danych kontaktowych, tj. adresu e-mail, numeru telefonu w celu otrzymywania komunikacji marketingowej drogą elektroniczną na adres e-mail, numer sms, w drodze połączenia telefonicznego lub za pośrednictwem automatycznych urządzeń wywołujących;

• przetwarzanie Twoich Danych kontaktowych. tj. adresu e-mail w celu przesyłania przez Domax rachunków w formie elektronicznej;

• przetwarzanie Twoich Danych kontaktowych tj. adresu e-mail lub numeru telefonu w celu przesyłania zawiadomień lub potwierdzeń dotyczących zmiany warunków Umowy współpracy w formie elektronicznej;

 

możesz wyrazić albo cofnąć zgodę w siedzibie firmy Domax, przez telefon, za pośrednictwem korespondencji e-mail lub listownej;

 

prawo do wniesienia:

 

• sprzeciwu w zakresie przetwarzania Twoich danych w celu marketingu bezpośredniego;

• uzasadnionego sprzeciwu dotyczącego przetwarzania Twoich danych osobowych w ramach prawnie uzasadnionych interesów Domax, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;

 

prawo dostępu do Twoich danych, w tym uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, także w formie elektronicznej;

 

prawo do sprostowania (poprawienia) Twoich danych osobowych, jeśli Twoje dane znajdujące się w naszym posiadaniu są niedokładne lub niekompletne;

 

prawo do usunięcia Twoich danych, jeśli Twoje dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, a Domax nie ma podstaw do ich przetwarzania, np. na podstawie Twojej zgody albo realizacji obowiązku prawnego;

 

prawo do przenoszenia danych udostępnionych nam przez Ciebie w formacie do odczytu maszynowego, np. gdybyś chciał udostępnić je innemu dostawcy usług;

 

prawo ograniczenia przetwarzania Twoich danych w następujących przypadkach (przy składaniu wniosku należy wskazać jeden z poniższych przypadków):

 

• jeśli masz zastrzeżenia co do prawidłowości Twoich danych;

• jeśli uważasz, że nie powinniśmy przetwarzać Twoich danych, ale jednocześnie nie chcesz, abyśmy je usunęli;

• jeśli takie dane osobowe nie są już nam potrzebne, natomiast Ty potrzebujesz ich w związku z dochodzeniem roszczeń;

• jeśli wyraziłeś sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych, a naszym obowiązkiem jest sprawdzenie, czy powinniśmy je dalej przetwarzać.

 

Ze swoich uprawnień możesz skorzystać poprzez złożenie odpowiedniej dyspozycji w siedzibie firmy Domax, przez telefon, za pośrednictwem korespondencji e-mail lub listownej;

 

Domax w terminie miesiąca od otrzymania dyspozycji – udzieli Ci informacji o działaniach podjętych w związku z Twoim żądaniem. W razie potrzeby termin realizacji Twojego żądania może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę zgłoszonych żądań.

 

W celu realizacji Twojego żądania, jesteśmy uprawnieni do weryfikacji Twojej tożsamości, aby Twoje dane nie trafiły do nieuprawnionej osoby.

 

Jeżeli Twoje żądanie okazałoby się ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój nagminny charakter, Domax może zażądać uzasadnionej opłaty za realizację wniosku albo odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.